organização

Round Quantum

Encontrei esse artigo no meu arquivo antigo. Espero que seja útil para quem busca melhorar sua organização pessoal. É baseada em Pomodoro.


Chamamos de quantum uma unidade de tempo de cerca de 1 hora (com margem de 15 minutos para mais ou para menos). Para utilizar esta forma de organização, você precisará de um cronômetro (pode ser de relógio, um cronômetro de cozinha ou um software), além de duas listas de tarefas que precisará manter (mantenha da forma que for mais eficiente para você).

A primeira delas é a lista Hard, que tem as tarefas que realmente tem deadline e precisam ser concluídas em pouco tempo. As tarefas desta lista devem ser pontuais (cada tarefa por ser executada apenas uma vez. Ao ser executada, será removida da lista) e devem estar dispostas em ordem de prioridade: a mais urgente primeiro.

A segunda lista é a Soft, com tarefas importantes mas não urgentes, que tem flexibilidade no prazo de execução. Estas podem ser tarefas recorrentes (por exemplo “publicar artigo no blog”) ou não, e não precisam estar em ordem de prioridade. Recomendo que esta lista tenha no máximo 12 itens.

Comece o dia com 15 minutos dedicados a leitura de e-mail e notícias (ou entretenimento). Se não der para ver tudo, não se preocupe, ao fim de cada tarefa você terá mais 15 minutos.

A primeira tarefa do seu dia deverá ser uma tarefa da lista Hard. Pegue a primeira tarefa da lista, marque o cronômetro para trinta minutos e a execute. Ao término dos 30 minutos, você poderá estender o tempo para no máximo 30 minutos (e só uma vez). Após o tempo gasto na tarefa, pare. Se a tarefa foi concluída, risque da lista. Se não foi, verifique sua prioridade. Caso tenha adiantado bastante seu desenvolvimento e seja possível fazer isso, troque-a de lugar com outra da lista Hard (provavelmente você trocará de lugar com a segunda ou com a terceira).

Agora você pode empregar 15 minutos em contato com o mundo: ler notícias, ler e-mails, ver algum vídeo... De preferência, algo que seja prazeroso e que não explore as capacidades que já são exploradas pelas tarefas. Por exemplo, se você está trabalhando sempre escrevendo, gaste os 15 minutos em algo que não exija escrita de nada.

Para a próxima tarefa, verifique se há urgência na Hard List. Como você já concluiu (espera-se) alguma tarefa dessa lista, pode ser que haja margem para alguma tarefa da Soft List. Se você dispõe de muitos quantuns por dia para gastar nas tarefas, pode pensar em trabalhar de modo alternado: 1 quantum hard, um quantum soft, um quantum hard, um quantum soft... Se o próximo quantum será hard, repita o procedimento acima, como se fosse iniciar a primeira tarefa do dia.

Para o Quantum Soft, sorteie uma das tarefas da Soft List. Se você tem 12 tarefas, pode utilizar um dado de 12 lados (o mesmo para 4, 6, 8, 10, 20 ou 100 tarefas, para as quais existem dados). Para 13, você pode utilizar um baralho comum. É interessante que o último número do seu sorteio não seja uma tarefa, mas uma opção tipo “Hard List”, de modo que a Hard List tenha sempre uma chance de ser atendida novamente. Se não quiser usar dados, você pode usar softwares como o rolldice (GNU/Linux) e o Lancelot (Firefox OS) ou um site como o Random.org.

Com a tarefa sorteada, empregue 30 minutos em seu desenvolvimento. Da mesma forma que acontece com a Hard List, após esses 30 minutos você pode prolongar seu tempo (apenas uma vez) para mais 30 minutos. Se a tarefa for concluída e ela não era uma tarefa recorrente, então risque-a da Soft List. Se ela foi deixada pela metade, reavalie seu grau de importância. Pode ser interessante promovê-la à Hard List.

Por fim, mais 15 minutos a serem dedicados a outro tipo de atividade (informação ou diversão).

Reserve 15 minutos ao final do dia ou período para atividades de fechamento: registro do que foi feito em um diário de bordo, revisão das tarefas para o dia/período seguinte, etc.

Tarefas – especialmente da lista Soft – podem agrupar subtarefas. Se o número de subtarefas crescer muito, coloque-o em uma nova lista.

Para organizar as listas, você pode utilizar um arquivo de texto da sua ferramenta de escritório favorita; um caderno; arquivos de texto plano em uma pasta própria; ou um sistema de wiki pessoal. O bom deste último é que torna fácil o uso de listas adicionais, de modo a tornar as tarefas da lista Soft em meta-tarefas ou agrupamentos de tarefas.

-- Cárlisson Galdino

Imagem do Post: Clear glass with red sand grainer.

Improvisando Checklist e Informação Visual

Download do Firefox

Quando a gente tem que lidar com tarefas divididas em etapas, é interessante utilizar alguma forma de checklist pra facilitar nosso próprio controle. Principalmente quando temos que desempenhar uma mesma tarefa em vários casos.

Exemplo simples é quando você precisa atualizar programas e desempenhar várias tarefas manualmente em vários computadores. Monte uma matriz do que precisa ser feito com as máquinas que precisam ser trabalhadas. Aí, basta ir colocando "V" quando for desempenhando as tarefas.

Interessante também é que você não precisa sempre ter um checklist físico. Pode utilizar o conceito de checklist e improvizar com as ferramentas que tem à mão.

Por exemplo, quando precisei instalar Debian a partir de 6 CDs em um laboratório de informática, fiz o seguinte: comecei a instalação em uma delas colocando a pilha dos 6 CDs na ordem, sobre a máquina e quando o CD 1 era liberado, iniciava a instalação na máquina seguinte. Caso o segundo CD fosse liberado pela primeira máquina antes que o CD 1 fosse liberado pela segunda, eu colocava o CD 2 sobre a segunda máquina, como marcador do próximo passo. Felizmente isso funcionou muito bem na época.

No caso de clonagens, as máquinas do nossos laboratórios têm tampa que protege o drive de CD. Eu deixava todas essas tampas abertas no início, fechando apenas aquelas para as máquinas onde o procedimento estivesse concluído; eis outra forma simples de "marcar" para facilitar controle.

Já no caso de instalação de vários programas em Windows, um "checklist" que costumo utilizar é o Firefox, Simples: primeiro limpo a lista de arquivos baixados. Em seguida, faço download de todas as ferramentas necessárias de serem instaladas. Com a lista de downloads populada com o que preciso, começo a instalar de baixo para cima. Ao concluir cada instalação, removo da lista. Isso facilita muito a operação, principalmente em mais de uma máquina ao mesmo tempo. Alguns programas exigem reiniciar a máquina e o controle do que já foi instalado e do que falta se torna complexo de outra maneira...

Informação visual é outra ferramenta bastante útil para organização. Você conhece o CyanCD? Ele reúne os programas que utilizamos na UFAL - Campus Arapiraca (pelo menos os programas gratuitos que permitem redistribuição). Cada edição deste CD traz um papel de parede próprio. Isso não é só enfeite. Seu uso é como informação visual. Sempre que atualizamos uma máquina - todos os programas necessários - com base em uma edição do CyanCD, colocamos o papel de parede do CD como papel de parede do usuário administrador. Desta forma, quando formos até a máquina no futuro, procurando saber até que CyanCD ela está atualizada, temos a informação visual bem ali, acessível. ;-)

Isso de papel de parede já utilizei também para marcar "versão" do conjunto de programas instalados no Debian. Tipo, professores e alunos pedem para instalar alguns programas que são livres e estão nos repositórios, mas não foram instalados inicialmente. Crio então um script simples que, além de instalar esses programas novos, mudam o papel de parede do GDM. Desta forma, tanto nós que administramos os sistemas como os alunos e professores têm acesso à informação de que uma máquina tem algo novo em relação à outra. Fica fácil até mapearmos e concluírmos o trabalho de atualização quando, por uma razão ou por outra, deixamos a tarefa pela metade.

Certo nível de organização é possível, mesmo sem papéis e coisas muito burocráticas. É só olhar bem a questão e usar as ferramentas que você tem! ;-)